Despertarte, prepararte, correr a terminar pendientes de trabajo, revisar correos electrónicos, trabajar en más pendientes y regresar a casa, o mejor dicho, cambiar de habitación en casos de Home Office. ¿Cuánto tiempo llevas con un día de trabajo en el que operas en modo de piloto automático sin tomar el control de tu día? ¿Cuándo fue la última vez que pasó el día o la semana con un plan?
Más del 75% de las personas pasan su vida adulta sin un plan de día y pasan la mayor parte de su tiempo saltando de una tarea a otra. A veces, el día va bien, pero la mayoría de las veces el día se pasa sin tocar las tareas más importantes: los proyectos a largo plazo.
Si para ti, la norma en este tipo de tareas es posponerlas para el futuro debemos comentarte que te encuentras en clásico caso de procrastinación, así que no debe parecerte extraño terminar el día pensando en que si hoy te hubieras enfocado en esa tarea que tanto pospones, la hubieras podido completar en ese mismo día.
A veces internet nos rodea de consejos para mejorar nuestra productividad, como las listas de pendientes, pero aceptémoslo: tener una lista de tareas pendientes no significa que hayamos planificado tu día. Si lo único que hace tu lista de tareas es ayudarte a recordar una tarea urgente tras otra, estás pasando el día sin un plan.
Debes planificar tu día para ser una persona productiva y esto no significa que diariamente realices cronogramas desde una noche anterior. Todo lo que necesitas son 5 minutos al comienzo del día para alinear tu lista de tareas pendientes en la que incluyas objetivos a largo plazo.
Ninguna lista de tareas puede estar completamente desprovista de tareas urgentes. Las cosas se romperán, el teléfono sonará, tus compañeros solicitarán de tu apoyo y muchas de las tareas diarias requerirán de tu atención. El problema comienza cuando estas labores consumen todo tu día.
Comenzar por una lista de tareas es un gran paso, pero seguramente te hace falta dar el paso definitivo para recordar tus objetivos de corto de largo plazo: dividir tus tareas en 2 columnas:
- Tareas para completar hoy
- Tareas pendientes de finalización
En la primera parte agrega todas las cosas que consideras como tareas diarias. Enviar y contestar correos, completar los diseños del día, solicitar informes diarios o cualquier actividad que requieras para terminar tu día laboral sin inconvenientes.
Por otro lado, en la segunda parte de la lista, asegúrate de agregar al menos 2 tareas que te ayuden a cumplir tus objetivos a largo plazo.
Es común que las tareas en las que tienes un mes para completarlas sean las tareas que terminen postergadas, pero debemos tener en cuenta que son las que más nos agotan ya que en vez de realizarlas a lo largo del mes, preferimos terminarlas un día o hasta unas horas antes de su entrega.
Todos tenemos la capacidad de resolver problemas y de ser súper productivos. Es la mala organización la que nos lleva a callejones sin salida en los que podemos pasar horas o hasta días enteros, perdiendo de vista las actividades más importantes.
Adicional a este sencillo consejo de productividad, te mencionamos 4 elementos de tu día a día si lo que quieres es no estancarte de nuevo:
- Realiza tus tareas más importantes en la primera parte del día
- Haz una tarea de tus listas a la vez
- No te abrumes, respira hondo
- Mide el tiempo que pasas en tu celular
Muchas veces creemos que los problemas que nos suceden sólo nos pasan a nosotros y a nadie más, pero también es común llegar a sorprendernos cuando nos damos cuenta de que muchas otras personas están pasando por lo mismo que nosotros.
Si has notado una baja general en la productividad de tu área de trabajo o has llegado a escuchar comentarios acerca de altos niveles de frustración, quizá sea necesario buscar una solución general para la diversidad de colaboradores.
Existen planes de capacitación constante que pueden ayudarte a ti y a tus equipos de trabajo a encontrar la mejor estrategia para incrementar los niveles de productividad general.
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